UN(E) CHARGÉ(E) D’AFFAIRES ADMINISTRATIVES ET ACHATS TRANSVERSAUX - Pour son Secrétariat Général


Lieu(x) de travail:

Secrétariat Général

Nom de l'employeur:

François DUROVRAY

Description :

Placé(e) sous la responsabilité de la Secrétaire Générale, vous apportez une aide en termes d’organisation personnelle, de communication interne et de suivi des procédures communes à tous les services. A ce titre, vous aurez la charge de :

 

Assistance administrative auprès de la Secrétaire Générale :

  • Organisation de réunions, tenue d’agenda, classement, préparation de dossiers,
  • Gestion des appels téléphoniques en cas d’indisponibilité,
  • Suivi du planning des congés des agents de la direction,
  • Référent(e) communication interne,
  • Garant(e) du respect des procédures communes à tous les services, par les personnels de la direction.

 

Référent(e) archives :

  • Mise en place de procédures communes d’archivage (supports papier et numérique) au sein de tous les services,
  • Planification et organisation des versements par les services,
  • Vérification de la conformité des bordereaux de versement (date, analyse des dossiers …) et suivi des bordereaux de versements (date d’enlèvement),
  • Accompagnement des services dans toutes les démarches de mise en place et de suivi régulier de l’archivage (tous supports).

 

Responsable des achats transversaux (abonnements presse, mobiliers de bureau, fournitures administratives, papier, restauration) :

  • Gestion de l’inventaire du mobilier dans les principaux équipements communautaires,
  • Aménagement de structures en fonction du mobilier disponible ou achat de matériel adapté,
  • Recensement et analyse des besoins des services (en fonction de chaque site),
  • Gestion des stocks,
  • Gestion des mises en réforme des mobiliers (sorties d’inventaire – délibérations ...),
  • Elaboration, gestion et suivi du budget achats (devis, bons de commande, livraisons, factures),
  • Rédaction et exécution de marchés publics ou mises en concurrences simplifiées,
  • Régisseur principal en charge de la Régie Restauration (avances et recettes).

 

Niveau de formation :

COMPÉTENCES :

  • Connaissances en archivage de documents (supports papier et numérique),
  • Connaissances des marchés publics,
  • Connaissances de base sur l’exécution financière en comptabilité publique,
  • Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Word, Excel, Outlook, Teams, SharePoint), outils métier (CIRIL, etc.),
  • Rédaction de notes, courriers et actes administratifs,
  • Connaissances de la gestion administrative d’agenda dématérialisé (en mode délégué) et l’organisation de réunions avec de multiples partenaires, y compris externes à la collectivité.

Experience requise:

QUALITÉS REQUISES :

  • S’exprimer avec aisance à l’oral, y compris en public,
  • Sens de l’organisation,
  • Capacité d’analyse.

 

SPÉCIFICITÉS DU POSTE :

  • Permis B (déplacements fréquents sur le territoire).

Type de poste: Poste à temps complet - Cadre d’emplois des Rédacteurs ou Adjoints administratifs confirmés Contractuel sur les fondements de l’article L332-14 du Code Général de la Fonction Publique

Salaire indicatif: Rémunération statutaire + régime indemnitaire + CNAS + Participation Mutuelles + Ouvert au télétravail

Contact :

Merci d’envoyer vos candidatures avant le 10 octobre 2022 par voie postale à :

Monsieur le Président de la Communauté d’Agglomération Val d’Yerres Val de Seine

78, route nationale 6 - B.P. 103 - 91805 BRUNOY CEDEX

ou par courriel à l’adresse suivante : cbonneau@vyvs.fr et emploiformation@vyvs.fr

- Poste à pourvoir dès que possible -

Renseignements auprès de Madame Catherine BONNEAU, Secrétaire Générale, au 01 60 47 95 81